Guía práctica
Cómo hacer un DeCA paso a paso
Qué datos hacen falta, en qué momento hay que generar el documento, cómo le llega la copia al conductor y qué ocurre si algo cambia con el transporte en marcha.
Última revisión: 3 de septiembre de 2026
La respuesta corta
Reunir los datos, generar el fichero antes de que salga el camión y entregar la copia con su QR
La Resolución no establece un trámite previo ante la Administración para generar cada DeCA, ni exige comunicar de antemano el dominio del repositorio donde se guardan los ficheros: puede ser cualquiera. Hacer un DeCA consiste en que una aplicación transforme los datos del transporte en un PDF nativo antes del inicio efectivo del servicio, que ese PDF lleve su código QR y su dirección web, y que el conductor viaje con una copia que contenga ese QR. Después, las dos partes lo conservan al menos un año.
Lo que cambia respecto al papel no es la información que hay que acreditar, sino el soporte y el momento. Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control del transporte público interior de mercancías por carretera debe gestionarse en formato electrónico.
El procedimiento
Los ocho pasos, en orden
Cada paso indica el apartado de la Resolución del que sale la exigencia, cuando la hay. Los que no llevan referencia son criterio práctico, no obligación.
01
Reúne los datos del transporte
Antes de generar nada hacen falta los datos del servicio. La Resolución cita expresamente dos que no pueden faltar ni confundirse: el cargador contractual —quien contrata— y el transportista efectivo —quien realiza materialmente el porte—, que deben constar de forma expresa y diferenciada. Menciona también el lugar de origen y de destino del envío y la naturaleza y el peso de la mercancía. La relación completa de datos exigibles es la del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.
Resolución de 5 de junio de 2026 y artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.
02
Genera el documento antes de que salga el vehículo
Este es el paso con plazo, y es el que más se incumple por costumbre. La aplicación debe transformar los datos en el fichero electrónico en cuanto se conozcan y, en todo caso, antes del inicio efectivo del servicio. Generarlo cuando el camión ya está en ruta no cumple la exigencia, aunque el documento acabe existiendo.
Apartados primero y séptimo de la Resolución.
03
Comprueba que el fichero es un PDF nativo
El PDF tiene que generarse a partir de los datos estructurados de la aplicación, no obtenerse escaneando un papel ni fotografiándolo. Debe pesar menos de 5 MB y llevar la fecha y hora de creación como metadatos del propio fichero.
Apartado segundo de la Resolución.
04
Revisa los datos antes de emitir
Merece la pena mirarlo con calma una vez: matrícula, punto de carga, mercancía y las dos figuras. Corregir un dato después obliga a seguir el procedimiento de modificación, que no es complicado pero deja rastro y puede cambiar el QR que ya lleva el conductor.
05
Localiza su dirección web y su código QR
Cada fichero tiene una dirección web única y específica, que empieza necesariamente por «https://» y que al invocarla descarga el PDF directamente, sin pedir contraseña ni obligar a pulsar nada. El código QR con esa dirección va impreso dentro del propio PDF, y puede estar además como fichero aparte.
Apartados segundo y tercero de la Resolución.
06
Hazle llegar la copia al conductor
Antes del inicio efectivo del servicio hay que entregarle una copia para llevar a bordo. Vale una copia electrónica que pueda mostrar en el móvil o una copia impresa: la norma admite las dos. En los dos casos la copia debe contener el código QR.
Apartado séptimo de la Resolución.
07
Si un dato cambia con el transporte en marcha
Hay dos caminos y la diferencia práctica está en si el QR que lleva el conductor sigue sirviendo. Se puede modificar el PDF existente —se añaden los datos nuevos con el motivo del cambio, se conservan los antiguos marcados como no válidos, y la dirección web y el QR no cambian— o generar un PDF nuevo, que tendrá otra dirección y otro QR. En los dos casos hay que hacerle llegar al conductor el documento actualizado.
Apartado quinto de la Resolución.
08
Consérvalo un año, por las dos partes
Cargadores contractuales y transportistas efectivos deben conservar los ficheros durante al menos un año. Cada uno puede tener su propio repositorio: si lo generó uno de los dos, basta con que el otro pueda descargarlo durante ese año.
Apartados primero y segundo de la Resolución.
Los pasos 03 y 05 tienen más letra pequeña de la que cabe aquí: el tamaño del fichero, los metadatos, cómo puede construirse la dirección web y cuánto tiene que seguir viva están desarrollados en los requisitos técnicos del DeCA.
Un caso concreto
Cómo queda en un porte corriente
Un envío nacional de un día, con cita en destino, para ver el orden real de las cosas.
El lunes por la tarde se cierra un porte de Viladecans a Zaragoza para el martes a primera hora. Con eso ya se conocen las dos figuras, el origen, el destino y la mercancía, así que el documento se puede generar esa misma tarde: no hay que esperar a la mañana siguiente ni a que el conductor recoja el remolque.
Al emitirlo se produce el PDF con su código QR y su dirección web. El conductor recibe la copia en el móvil antes de arrancar —o impresa, si prefiere llevarla en la carpeta—, y con eso puede atender una inspección en carretera.
A media mañana el cliente adelanta la descarga dos horas. Es un cambio de dato con el transporte en marcha, así que hay que seguir uno de los dos caminos del paso 07. Si se modifica el PDF existente, el QR que ya lleva el conductor sigue valiendo y basta con hacerle llegar el documento actualizado; si se genera uno nuevo, hay que enviarle también el QR nuevo, porque el anterior apunta a otro fichero.
Terminado el servicio, el documento se queda donde pueda localizarse durante el año siguiente. Y no solo por parte de quien lo generó: la obligación de conservarlo es de las dos.
Qué suele salir mal
Cinco errores que se dan por buenos
Escanear el documento en papel y guardar el PDF
Es el error más frecuente y el más fácil de dar por bueno. La generación debe ser nativa digital: los ficheros obtenidos escaneando un documento en papel y las imágenes digitalizadas no son válidos, aunque el resultado sea un PDF.
Emitirlo cuando el camión ya ha salido
El documento tiene que existir antes del inicio efectivo del servicio. Que se genere el mismo día, o al llegar, no sustituye ese momento.
Que la dirección web pida usuario y contraseña
Invocar la dirección debe producir la descarga directa del PDF. No sirve una dirección que lleve a una pantalla de acceso, ni que obligue a pulsar un botón de descarga. Puede llevar cifrado, tokens o claves de expiración, siempre que no impidan esa descarga directa y que el enlace no caduque antes de que termine el servicio.
Corregir a mano sobre la copia impresa
Si el conductor lleva copia en papel, las anotaciones manuscritas no se tienen en cuenta. La única forma válida de modificar un DeCA es la que describe la propia Resolución.
Dar por hecho que lo conserva el otro
La obligación de conservar un año es de las dos figuras. Que lo haya generado el cargador no libera al transportista, ni al revés: lo que la norma admite es que cada uno lo tenga en su repositorio, no que uno se desentienda.
Preguntas frecuentes
Dudas al hacer el primero
¿Cuánto se tarda en hacer un DeCA?
Depende por completo de dónde estén los datos. Si el cargador, el transportista, el vehículo y la ruta ya están dados de alta en algún sitio, es cuestión de seleccionarlos y emitir. Si hay que teclearlos desde cero en cada servicio, el tiempo se lo lleva eso, no el documento.
¿Puedo hacer el DeCA en una hoja de cálculo o en Word?
No de forma válida. La norma no obliga a usar un programa concreto, pero sí exige que el fichero se genere de forma nativa digital a partir de datos estructurados, que lleve la fecha y hora de creación en sus metadatos, que tenga una dirección web única con descarga directa y un código QR que apunte a ella. Un documento hecho a mano y exportado a PDF no cumple esa parte.
¿Lo tiene que hacer el cargador o el transportista?
La Resolución no se lo atribuye a ninguno de los dos: exige que el documento exista antes del inicio efectivo del servicio, que las dos figuras consten de forma expresa y diferenciada, y que ambas puedan disponer del fichero durante al menos un año. Quién lo genera es una decisión operativa entre las partes.
¿Qué pasa si el conductor no lleva el QR?
La copia que se le entrega debe contener el código QR, sea electrónica o impresa. Ante una inspección se presenta el DeCA con su código QR o, en su defecto, tan solo el código QR. La página de requisitos técnicos desarrolla qué debe cumplir esa dirección web.
¿Hay que firmar el DeCA?
La firma no es obligatoria en el documento de control. Si por la operativa o por la regulación aplicable el documento se usa además con finalidad contractual y se incluyen firmas, debe emplearse como mínimo la firma electrónica avanzada del Reglamento eIDAS.
¿Se puede meter más de un envío en el mismo DeCA?
Sí, cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos los envíos. Hay que identificar con claridad el origen y el destino de cada uno y la naturaleza y el peso de cada mercancía. El orden en que aparecen no implica ningún orden de ejecución.
Seguir por aquí
Con qué continuar
Si lo que buscas es el documento por dentro —qué campos lleva y qué aspecto tiene—, está en el ejemplo de DeCA. Si lo que necesitas es el contexto completo —qué es, a qué transportes se aplica y desde cuándo—, está en la guía del DeCA.
Y si la pregunta es con qué hacerlo: la norma no obliga a usar ningún programa concreto, pero sí describe lo que la aplicación tiene que hacer. Cero Folio está construido alrededor de esos requisitos —ver el software DeCA—, y quién debe generarlo es una decisión que conviene acordar antes de organizar la operativa.
Fuentes oficiales
Esta página se ha redactado a partir de los textos que se citan a continuación. Ante cualquier duda, la referencia es la norma, no este resumen.
- Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril
Establece las características que deben reunir los sistemas y los documentos electrónicos de control administrativo. «BOE» núm. 143, de 12 de junio de 2026.
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre
Regula el documento de control administrativo exigible para el transporte público de mercancías por carretera. Su artículo 6 recoge los datos que debe contener.
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible
Su disposición transitoria octava establece que el documento de control deberá ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la ley.
- Real Decreto 1211/1990, de 28 de septiembre (Reglamento de la LOTT)
Su artículo 222 obliga a llevar a bordo los documentos de control administrativo y habilita a fijar sus características.
- Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible — página del DeCA
Información oficial sobre el documento electrónico de control administrativo.
Información orientativa, no exhaustiva y sin carácter de asesoramiento jurídico. La relación completa de datos que debe contener el documento es la del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, que esta página no reproduce. Cero Folio facilita la gestión documental del DeCA; el cumplimiento de las obligaciones aplicables sigue siendo responsabilidad de las partes intervinientes.
¿Lo vemos con un transporte tuyo?
Te enseñamos el circuito completo con un caso parecido al vuestro: datos, emisión, PDF con QR y la copia que se lleva el conductor.