Guía
Qué es una orden de carga en el transporte de mercancías
El documento con el que una empresa encarga un transporte concreto a otra y deja por escrito lo acordado: recorrido, mercancía, precio y condiciones.
Qué es una orden de carga
Una orden de carga —también llamada orden de transporte— es el documento con el que quien necesita mover una mercancía encarga ese servicio a un transportista y recoge por escrito las condiciones en las que se va a prestar: dónde y cuándo se carga, dónde se descarga, qué se transporta, qué precio se ha acordado y en qué plazo se paga.
Es un documento comercial: nace del acuerdo entre dos empresas y sirve para que ambas trabajen sobre lo mismo. Nadie obliga a emitirlo. Su utilidad es práctica: cuando el precio, la hora de carga o una instrucción del cliente están por escrito antes de que salga el camión, se discute mucho menos después.
Conviene no confundirla con el documento de control administrativo que exige la normativa de transporte por carretera, el DeCA. Son documentos distintos, con finalidades distintas, aunque compartan buena parte de la información. Más abajo se explica en qué se diferencian.
Quién interviene
Quién la emite y quién la recibe
La emite quien encarga el transporte
Normalmente el cargador —la empresa que necesita mover la mercancía—, pero también un operador logístico o una agencia de transporte que organiza el servicio por cuenta de su cliente. Quien emite la orden es quien asume el compromiso de pagar el precio acordado.
La recibe quien va a realizarlo
El transportista al que se le encarga el porte. Al aceptarla, confirma que puede prestar el servicio en las condiciones indicadas: fecha, vehículo, recorrido y precio.
Cuando el transporte se subcontrata
Es habitual que quien recibe el encargo no lo ejecute con medios propios y lo pase a su vez a otro transportista. En ese caso suele emitirse una nueva orden de carga: la primera fija lo acordado con el cliente y la segunda, lo acordado con quien realiza materialmente el porte. Cada empresa mantiene así por escrito sus propias condiciones, que rara vez son las mismas —el precio, desde luego, no lo es—.
Contenido
Qué datos incluye una orden de carga
No hay un modelo obligatorio, pero en la práctica una orden de carga útil cubre estos cuatro bloques.
Quién interviene
Identifica sin ambigüedad a las dos partes, porque de ahí salen después la factura y cualquier reclamación.
- Cargador o quien encarga el servicio
- La empresa que contrata el transporte. Puede ser el propietario de la mercancía, un operador logístico o una agencia que lo organiza por cuenta de un tercero.
- Transportista
- La empresa que va a ejecutar el porte. Si el servicio se subcontrata, conviene que quede claro quién realiza materialmente el transporte.
El recorrido
Dónde se carga, dónde se descarga y cuándo. Es la parte que más discusiones evita si está bien concretada.
- Origen
- Dirección completa del punto de carga, con la referencia del almacén o muelle si el complejo es grande.
- Destino
- Dirección completa del punto de descarga, con los mismos detalles.
- Fecha y hora de carga
- El momento acordado para presentarse a cargar, o la franja pactada si hay cita previa.
- Fecha y hora de descarga
- Cuándo se espera la entrega. Si el destino trabaja con cita, indícala aquí.
Qué se transporta
Describe la carga con el detalle suficiente para que el transportista sepa qué vehículo enviar y qué precauciones tomar.
- Mercancía
- Naturaleza de la carga y tipo de embalaje o unidades: palés, bultos, granel, contenedor.
- Peso
- Peso previsto de la expedición, que condiciona el vehículo y el precio.
- Vehículo
- Tipo de vehículo requerido y, si ya se conoce, la matrícula de tractora y remolque.
Las condiciones comerciales
La razón de ser del documento: dejar por escrito lo que se ha acordado, antes de que el camión salga.
- Precio acordado
- El importe pactado por el servicio, y si procede cómo se tratan los suplementos.
- Condiciones de pago
- Plazo y forma de pago convenidos entre las partes.
- Instrucciones
- Indicaciones operativas: exigencias del cliente en el punto de descarga, documentación que hay que recoger, contactos.
- Observaciones
- Cualquier condición particular del servicio que convenga dejar por escrito.
Ejemplo
Modelo de orden de carga, cumplimentado
Un porte nacional corriente, con los cuatro bloques rellenados, para ver qué aspecto tiene el documento acabado.
Ejemplo ilustrativo
Encabezado
- Nº de orden
- OC-2026-0184
- Fecha de emisión
- 14 de septiembre de 2026
- Emite
- Distribuciones Ejemplo, S.L. · B00000000
- Transportista
- Transportes Modelo, S.L. · B11111111
Recorrido
- Carga
- Polígono Industrial Sur, nave 12, 08840 Viladecans (Barcelona) · 15/09/2026, de 8:00 a 10:00
- Descarga
- Centro logístico Norte, muelle 4, 50014 Zaragoza · 15/09/2026, cita a las 17:30
Mercancía
- Naturaleza
- Material de embalaje, paletizado
- Unidades
- 18 palés europeos
- Peso previsto
- 9.400 kg
- Vehículo
- Tráiler lona, 13,60 m
Condiciones comerciales
- Precio acordado
- 420,00 euros por el porte completo
- Suplementos
- Espera a partir de 120 min: 30 euros por hora
- Condiciones de pago
- Transferencia a 30 días fecha factura
- Instrucciones
- Descarga con transpaleta del destinatario. Recoger albarán sellado y enviarlo el mismo día.
Las empresas, direcciones e importes del ejemplo son inventados. No existe un modelo oficial de orden de carga —no la regula ninguna norma de transporte—, así que esto no es una plantilla aprobada por nadie: es el conjunto de campos que en la práctica suele hacer falta.
Diferencias
Orden de carga y DeCA no son lo mismo
Se parecen porque describen el mismo transporte, pero responden a necesidades distintas: una es un acuerdo entre empresas y el otro es el documento de control que exige la normativa.
| Aspecto comparado | Orden de carga | DeCA |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Acordar y dejar por escrito las condiciones comerciales del servicio. | Acreditar el transporte ante la Administración: es el documento de control administrativo. |
| Entre quién circula | Entre quien encarga el transporte y quien lo ejecuta. | Acompaña al transporte y se pone a disposición de la inspección. |
| Qué información recoge | Los datos del transporte más el precio acordado, las condiciones de pago y las observaciones. | Los datos que la normativa exige acreditar del transporte. |
| Quién lo exige | Nadie: es un acuerdo entre empresas, de uso voluntario. | La normativa de transporte por carretera. |
La consecuencia práctica es que los mismos datos —cargador, transportista, mercancía, origen y destino— se acaban tecleando dos veces: una para el documento de control y otra para el documento comercial. Es trabajo duplicado y, sobre todo, una fuente de discrepancias entre dos papeles que describen el mismo viaje.
Una plataforma que gestione ambos documentos puede reutilizar esa información: si el transporte ya está dado de alta, la orden de carga parte de esos datos y solo queda añadir lo comercial.
Si lo que buscas es el detalle del documento de control y su calendario de obligatoriedad, está en cumplimiento del DeCA.
Cómo crear una orden de carga
Puede hacerse en una hoja de cálculo o en una plantilla de documento, y para volúmenes pequeños suele bastar. El problema aparece con la repetición: los datos se copian de un sitio a otro, cada persona usa su propia plantilla y localizar una orden de hace tres meses se vuelve una búsqueda entre carpetas y correos.
Hacerla en papel o hacerla en digital
Al no haber formato obligatorio, la orden de carga puede ir en papel, en un documento de texto o generarse en digital desde una aplicación. La diferencia práctica no está en el soporte: está en de dónde salen los datos. Una orden de carga online que parte de un transporte ya dado de alta no obliga a teclear otra vez el cargador, el transportista, el camión, la mercancía, el origen ni el destino, que es justo donde se cuelan las discrepancias entre dos documentos del mismo viaje.
En Cero Folio, las Órdenes de Carga se generan a partir de un DeCA ya emitido: los datos del transporte vienen puestos y solo se añade el precio acordado, las condiciones de pago y las observaciones. Es un complemento que hay que activar aparte, con su propio saldo.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales sobre la orden de carga
¿Es obligatoria la orden de carga?
No. Ninguna norma de transporte obliga a emitirla: es un documento comercial de uso voluntario. La obligación que sí existe es la del documento de control administrativo, el DeCA, que es otra cosa. Emitir una orden de carga no cubre esa obligación, y no emitirla no incumple ninguna.
¿Hay un modelo oficial de orden de carga?
No existe. Al no estar regulada, cada empresa usa el formato que le conviene, y en la práctica lo habitual es una plantilla propia. El ejemplo de esta página es ilustrativo: recoge los campos que suelen hacer falta, no un modelo aprobado por nadie.
¿Quién firma la orden de carga?
En la práctica la emite quien encarga el transporte y la acepta el transportista, y la aceptación puede constar por firma, por correo o por el propio hecho de realizar el servicio en las condiciones indicadas. Lo relevante no es la firma en sí, sino que las dos partes trabajen sobre las mismas condiciones antes de cargar.
¿Puede sustituir al DeCA o a la carta de porte?
No. El DeCA es el documento de control administrativo y la carta de porte documenta el contrato de transporte; la orden de carga no hace ninguna de las dos cosas. Puede convivir con ambos y compartir datos con ellos, pero no ocupa su lugar.
¿Se puede hacer una orden de carga digital?
Sí, y es lo normal: al no haber formato obligatorio, nada impide generarla en PDF desde una aplicación en lugar de rellenarla a mano. La ventaja no es el soporte, sino no volver a teclear datos que ya constan en otro documento del mismo transporte.
¿En qué se diferencia de un albarán?
La orden de carga se emite antes del transporte y fija lo acordado: recorrido, mercancía, precio y condiciones. El albarán se firma en la entrega y acredita que la mercancía llegó y en qué estado. Uno encarga el servicio; el otro documenta su resultado.
Guía del DeCA, el documento de control del transporteDeCA, CMR y carta de porte, comparados
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